Na co pozwala dobre oprogramowanie?

Zwracając uwagę na specyficzne funkcje oprogramowania dla gabinetu lekarskiego umożliwiające prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej, warto wymienić takie jego zalety wspierające wzrost satysfakcji pacjentów, jak:

• prowadzenie uporządkowanej dokumentacji z leczenia pacjentów oraz łatwe udostępnianie pozyskanych wyników innym lekarzom specjalistom;
• kalendarz, który pozwala w racjonalny sposób zarządzać czasem pracy lekarzy, a więc także planowaniem wizyt pacjentów (w szczególności tych powtarzalnych);
• moduł powiadomień wysyłających przypomnienia o zbliżających się wizytach oraz możliwość zmiany terminu wizyty;
• integracja programu z zewnętrznymi systemami np. NFZ, eWUŚ, znanylekarz.pl.
• udostępnienie lekarzom aplikacji mobilnych, co umożliwia lekarzowi korzystanie z danych o chorobie pacjent w każdym momencie.

 

Co można zrobić dla pacjentów?

Na satysfakcję pacjentów wpływają takie czynniki, jak na przykład: czas oczekiwania na kolejną wizytę, przebieg procesu rejestracji, nastawienie personelu medycznego do pacjenta, czy zastosowanie innowacyjnych rozwiązań nakierowanych na polepszenie obsługi pacjentów. Ukłonem w stronę pacjentów może być wykorzystanie modułu wysyłania powiadomień do pacjentów z wykorzystaniem drogi SMS. Powiadomienia takie mogą dotyczyć między innymi wspomnianych już przypomnień o zbliżających się wizytach, ale także potwierdzeń zarezerwowanych wizyt.

Dobre oprogramowanie to podstawa skutecznego działania

Specjalistyczne oprogramowanie dla gabinetu lekarskiego, które ma realizować zadanie usprawniania pracy lekarzy, a tym przy zwiększania poziomu satysfakcji pacjentów, powinno być wyposażone w funkcje, które pozwolą na spełniania potrzeb i oczekiwań tak lekarzy, jak i pacjentów. Warto tym samym zaznaczyć, iż elektroniczna dokumentacja medyczna powinna być przede wszystkim nakierowana na podnoszenie jakości usług medyczny oraz życia pacjentów.

 

Jak e-dokumentacja porządkuje pracę lekarzy?

Innowacyjne systemy mają pozwolić na zarządzanie online wizytami pacjentów oraz harmonogramem pracy lekarzy. Możliwe jest to dzięki zastosowaniu intuicyjnego
kalendarza, który umożliwi:

• wskazywanie planu pracy lekarza w wybranym przedziale czasowym z odznaczeniem dni urlopu;
• rejestrowanie pacjentów online;
• dodawanie wizyt w podziale na gabinety i lekarzy;
• integrację programu z innymi zewnętrznymi systemami rezerwacji wizyt.

Przede wszystkim kalendarz pozwali na efektywne prowadzenie rejestracji pacjentów
i zarządzanie czasem pracy lekarzy, co zostanie w pozytywny sposób odebrane przez pacjentów. Wzbogacając system o możliwość wysyłania powiadomień o zbliżających się wizytach do pacjentów, służba zdrowia zyskuje niesamowite narzędzie do zarządzania swoimi zasobami, do których można zaliczyć lekarzy oraz pacjentów.

 

Dokumentacja, która jest uporządkowana

Dobry program służący do elektronicznej dokumentacji medycznej wyróżni się łatwością jego obsługi oraz stosowaniem rozwiązań takich, jak na przykład karty pacjentów będące zgodne z ustalonym standardem. Elektroniczna forma kart pozwoli jednocześnie na zwiększenie bezpieczeństwa przechowywania danych o pacjentach i ich uporządkowanie. Wśród tych danych można wyróżnić: 

• dane kontaktowe i osobowe;
• informacje o dotychczas zrealizowanych wywiadach lekarskich;
• historię wizyt wraz z zarchiwizowanymi dokumentami i dodanymi załącznikami.

 

E-dokumentacja wspiera skuteczną pracę lekarzy

Rozwiązanie, którym jest program dla lekarzy do prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej daje szansę pacjentom i lekarzom na odbudowę pozytywnych relacji. Warto zauważyć, że dzięki zastosowaniu takiego programu można skrócić kolejki do rejestracji, a dzięki skorzystaniu z wersji aplikacji mobilnej, lekarz ma dostęp do informacji o pacjencie w każdym miejscu i o każdym czasie, co pozytywnie wpływa na jakość jego pracy, trafność stawianych diagnoz oraz minimalizuje czas potrzebny na wdrążenie właściwego leczenia.

 

Na czym polega funkcjonalność programu do e-dokumentacji?

Funkcjonalny program do prowadzenia elektronicznej dokumentacji przede wszystkim pozwala realizować takie podstawowe założenia projektu, jak:

• rejestrację pacjentów online;
• prowadzenie kart pacjentów;
• prowadzenie grafiku pracy lekarzy;
• wystawianie elektronicznych recept, skierowań i zwolnień.

Bardzo ważną funkcję takiego programu jest także możliwość założenia strony internetowej gabinetu lekarskiego za darmo. Taka strona ułatwia kontakt z gabinetami, a przy tym pozwala na zaprezentowanie sylwetki danego specjalisty czy to lekarza czy fizjoterapeuty.

 

Na czym polega zakładanie strony internetowej gabinetu?

Strona internetowa ma za zadanie zgromadzić w jednym miejscu wszystkie podstawowe informacje o danym specjaliście. Na stronie WWW powinny znaleźć się informacje o:

• danych lekarza;
• doświadczeniu;
• specjalizacji;
• miejscach, w których realizowane są wizyty wraz z zamieszczeniem mapy.

Korzystając z programu Medfile możliwym, jest stworzenie darmowej strony internetowej na zaproponowanych szablonach. Atutem takiego rozwiązania, jest możliwość wyboru swojego adresu strony (np. gabinetpatrycji.medfile.pl), a także zamieszczenie opisu działalności, gabinetów oraz usług. Co więcej strona taka daje możliwość rejestracji pacjentów z wykorzystaniem formularzy online.

 

Moduły, które ułatwią pracę gabinetów

Przywołany wyżej program do prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej nie tylko pozwala prowadzić rejestrację pacjentów online oraz zarządzać kalendarzem wizyty lekarzy, ale także umożliwia zastosowanie modułu:

• powiadomień przypominającym pacjentom o zbliżających się wizytach w formie SMS;
• powiadomień lekarzy o rezerwacji wizyt online przez pacjentów w formie e-mail;
• potwierdzenia rezerwacji wizyt online przez pacjentów w formie e-mail;
• powiadomień o anulowaniu wizyt przez pacjentów w formie e-mail.

 

Jakie korzyści wynikają z zastosowania elektronicznych rozwiązań?

Warto zwrócić uwagę także na możliwość prowadzenie kart pacjentów odpowiadających przyjętemu standardowi. E-dokumentacja oznacza to, że lekarz bądź fizjoterapeuta zyskuje łatwy dostęp do historii wizyt i archiwum dokumentów oraz sam może dodawać nowe załączniki, a także korzystać z szablonów rozmaitych dokumentów (np. zaświadczeń do becikowego, skierować do szpitala). Dodatkowym atutem, jest strona internetowa gabinetu lekarskiego. Za darmo można prowadzić własną stronę WWW, która ułatwia pacjentom odnalezienie poszukiwanego specjalisty, zapoznanie się z jego osiągnięciami oraz nawiązanie kontaktu. 

 

Czym jest EDM?

Co kryje się pod tym enigmatycznym skrótem i co to oznacza dla placówek medycznych? W związku z rozporządzeniem ministerialnym, w Polsce wdrażany jest system elektronicznej dokumentacji medycznej – stąd skrót EDM. Jest to spore wyzwanie dla wszystkich placówek i pracowników służby zdrowia, jak również dla specjalistów z branży informatycznej, którzy starają się jak najlepiej zaprojektować systemy gromadzenia i przechowywania danych. Dlatego już teraz warto byłoby się zastanowić nad tym, dlaczego przychodzi EDM. Jakiego typu dane będzie można gromadzić w aplikacjach medycznych?

Po co EDM?

Jako że pomyślne wprowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej wiąże się ze sporymi nakładami czasowymi i finansowymi, zasadne jest pytanie o cele takich zmian. Przede wszystkim wprowadzenie EDM powinien usprawnić pracę i podnieść jakość usług podmiotów. Pozwoli na przeprowadzenie swoistych „remontów” i porządków w dokumentacji. Papier jest podatny na zniszczenia i trudne do naprawienia błędy ludzkie, co prowadzi do bałaganu. Praca z nim bywa bardzo czasochłonna, zwłaszcza przy przeszukiwaniu. Do tego dochodzą powody ekonomiczne i ekologiczne. Być może wprowadzenie samego systemu elektronicznego to duży wydatek, ale jednak jednorazowy, a dzięki temu placówki nie będą musiały ponosić stałych kosztów związanych z produkcją papierową.  Oprogramowanie dla gabinetu to także oszczędność pracy poprzez ograniczenie papierkowej roboty do minimum. Korzyści wynikające z wprowadzenia internetowych zapisów dotyczą zarówno pracowników, jak i pacjentów. Jedynym problemem może tu być obsługa aplikacji przez mniej zaprzyjaźnionych z komputerem i osoby starsze. Tu wyzwanie stoi po stronie projektujących oprogramowanie. Istotne jest żeby było ono maksymalne intuicyjne i poręczne, na szczęście rynek usług informatycznych jest spory, więc z całą pewnością uda się wybrać programy zaspokajające potrzeby wszystkich.

Jakiego typu dane można gromadzić w EDM?

Istotnym zagadnieniem dla placówek medycznych jest też kwestia typu gromadzonych danych. Aplikacje na urządzenia mobile z dostępem do internetu dają możliwość gromadzenia i katalogowania ogromnych ilości danych dotyczących zdrowia. Już od dawna jako pacjenci jesteśmy przygotowani do dzielenia się takimi danymi. Przejście na EDM oznacza mniej błędów (np. takich jak powtórne zlecanie badań wskutek zaginięcia wyników) dzięki temu, że informacje dotyczące wstępnego wywiadu będą dostępne dla wszystkich współpracujących lekarzy. Zwiększa się także bezpieczeństwo pacjentów w zakresie uzgodnień co do terminów i ilości zażywania leków, gdyż odpowiednia baza danych da nam precyzyjne informacje na temat tego, co badany przyjmuje i w jakiej dawce – a także, jakie są przeciwwskazania do zastosowania tego czy innego preparatu. Bazy danych będą zawierały wszystkie dane dotyczące historii choroby pacjenta i przebiegu leczenia, a także informacje o przeprowadzonych konsultacjach. Nawet w przypadku wyborów różnych systemów możliwa będzie koordynacja ich pracy, dzięki temu zamiast stosu papierów rozłożonych na kilka lub nawet kilkanaście placówek będziemy mogli pracować na jednym, wspólnym dla wszystkich jednostek, profilu pacjenta.

 

Medfile Free

Współczesna branża medyczna nie może obejść się bez elektronicznego zarządzania dokumentami. Jako klienci, od najnowszych propozycji oprogramowania powinniśmy oczekiwać czegoś więcej niż przechowywanie, tworzenie i edycja dokumentacji medycznej. Właśnie wchodzące na rynek rozwiązania dają nam możliwość powierzenia systemowi wielu różnych zadań, dzięki czemu możemy znacząco zaoszczędzić. Produkt Medfile Free oferuje nam przede wszystkim:

- Pełną obsługę związaną z elektronicznym zarządzaniem placówką

- Możliwość umawiania pacjentów na wizyty za pośrednictwem darmowej strony www

- Szereg narzędzi dedykowanych specjalistom (moduł dentystyczny, moduł fizjoterapeutyczny)

 

Zarządzanie

Zarządzanie placówką medyczną poprzez system Medfile jest się niezwykle proste dzięki przejrzystemu i zrozumiałemu interfejsowi oprogramowania. Cała dokumentacja związana z prowadzeniem kart pacjentów i wizyt jest w pełni elektroniczna, co oznacza dla gabinetu:

- Oszczędność miejsca w placówkach

- Oszczędność czasu (ergonomiczne wzory druków i formularze)

- Mniejsze wydatki związane z przechowywaniem i tworzeniem dokumentów

W związku z tym, że nie mamy kontaktu z papierem, poajawia się również:

- Mniej błędów ludzkich (zalania papierów, niewyraźnego pisania czy zwykłego gubienia)

- Znacząca wygoda i oszczędność czasu przy przeszukiwaniu (dzięki wyszukiwarkom)

 

Obsługa pacjentów

Medfile Free działa przede wszystkim jako program sieciowy, a to oznacza, że również zawiera niezwykle przydatną dla lekarzy i pacjentów funkcję rejestracji wizyt poprzez Internet. Całe działanie w tym przypadku zostaje przerzucone na pacjentów. To oni decydują, kiedy i do kogo się zapisać. Dzięki temu:

- Uniezależniamy się od ograniczeń czasowych (Internet jest czynny całą dobę)

- Personel medyczny może skupić się na innych zadaniach

- Dajemy pacjentom poczucie decyzyjności, co znacząco wpływa na ich zaangażowanie

 

Zestaw narzędzi

Do tego wszystkiego uzyskujemy masę przydatnych funkcji, które pozwolą nam prawdziwie cieszyć się z osiągnięć nowoczesnej technologii w naszym gabinecie. Nie musimy zabiegać o dodatkowe środki na odpowiednią obsługę wizerunkową gabinetu czy dobry kontakt z klientem, ponieważ Medfile Free oferuje nam:

- Spersonalizowaną, intuicyjną w obsłudze i estetyczną stronę internetową

- Możliwość korzystania z oprogramowania na urządzenia mobilne

- Dostęp do baz danych leków z inteligentnymi wyszukiwarkami

- Dostęp do zakupu pakietów SMSów

 

Przypomnienie SMS o wizycie

Wielu pacjentów jest zainteresowanych otrzymywaniem prywatnych wiadomości dotyczących wizyt. Pozwalają one w wielu wypadkach uniknąć problemów wynikających wskutek przeoczenia terminu spotkania ze specjalistą. W systemie Medfile dostępne są obecnie trzy warianty smsów do pacjentów:

- Informacja o terminie umówionej wizyty

- Przypomnienie o zbliżającej się dacie wizyty jeden, dwa lub trzy dni przed terminem

- Wiadomość o odwołaniu wizyty

 

Wersja Plus

Kiedy placówka rozwinie się w dużą jednostkę lub gdy zdecydujemy, że potrzebujemy dodatkowych funkcji, zawsze otwiera się dla nas jeszcze możliwość rozszerzenia darmowego Medfile do wersji Plus. Dzięki subskrypcji rocznej uzyskujemy całkowity i nieograniczony dostęp do wszystkich dotychczasowych funkcji, a ponadto:

- 100 darmowych SMSów (następne pakiety są też znacznie tańsze niż w darmowym odpowiedniku)

- Znacznie rozbudowaną możliwość edycji i tworzenia własnych formularzy

- Obsługę płatności i raportowania księgowego

- Moduł obsługi wizyt cyklicznych / powtarzalnych (z możliwością edycji każdej wizyty osobno)

- Możliwość indywidualnego nadawania uprawnień użytkownikom programu

- Darmową stronę www gabinetu lekarskiego

Próbny okres 14 dni pełnej wersji, dzięki czemu możemy przekonać się sami o możliwościach Medfile

 

Dlaczego fizjoterapeuta jest zobowiązany prowadzić EDM? Powinność prowadzenia dokumentacji medycznej w przypadku specjalistów fizjoterapeutów wynika z art. 9 pkt. 4 ustawy z dnia września 2015r. o zawodzie fizjoterapeuty (Dz. U. poz. 1994 oraz z 2017 r. poz. 505). Zgodnie z tym rozporządzeniem fizjoterapeuta ma obowiązek prowadzić i udostępniać dokumentację medyczną swoich pacjentów.

 

Dokumentacja medyczna prowadzona w gabinecie fizjoterapeutycznym może zostać skontrolowana przez KIF a także okazać się niezbędna w przypadku gdy dokumentacji będzie dowodem w sprawie postępowania dyscyplinarnego prowadzonego wobec specjalisty. Także w wyjątkowych przypadkach dokumentacja medyczna może być udostępniona (na żądanie) do wglądu instytucji sądów powszechnych.

 

Elektroniczna Dokumentacja Medyczna obsługiwana przez program Medfile spełnia normy wytyczone przez Krajową Izbę Fizjoterapeutów. Cały proces prowadzenia opisu diagnostyczno-terapeutycznego, wygodne gromadzenie danych do rozliczeń związanych z kosztami udzielania świadczeń na rzecz NFZ. Informacje zebrane w Medfile EDM mogą być dowodem w postępowaniu przed komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych w sprawach ustalenia odszkodowania bądź zadośćuczynienia, w procesach dotyczących odszkodowania za błędy medyczne, w postępowaniach dotyczących odszkodowań z racji ubezpieczenia.

 

Mimo aktualnego uchylenia się od obowiązku prowadzenia Elektronicznej Dokumentacji Medycznej przez polskie środowisko medyczne, KIF proponuje zaadaptować się do rozwojowego pomysłu cyfryzacji w polskiej służbie zdrowia. Powodem takiego stanowiska jest możliwość zwiększenia konkurencyjności na rynku medycznym oraz pomnożenie szans na zawarcie umowy z Narodowym Funduszem Zdrowia, który premiuje posiadanie oprogramowania do EDM przy ocenie ofert.

 

Głównym celem posiadania oprogramowania do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej w gabinecie fizjoterapeutycznym jest rozbudowa poziomu komunikacji
z pacjentem na rzecz zadań związanych biurokracją. Zarówno pod tym względem jak
i na przestrzeni wymogów technicznych, merytorycznych, prawnych oraz na poziomie bezpieczeństwa wrażliwych danych, Medfile EDM spełnia stawiane programom z branży IT wymogi formalne narzucone przez KIF.

 

Specjaliści mogą zapoznać się ze wszystkimi funkcjami aplikacji webowej, dzięki 14-dniowym testom zupełnie za darmo, sprawdzając, w jaki sposób program ułatwia pracę
i rozwija możliwości pracy w gabinecie fizjoterapeutycznym.

 

Specjalistyczne gabinety lekarskie – zarówno publiczne, jak i prywatne – są obecnie powszechnie dostępne, co może dezorientować pacjentów. Jak wybrać dobrego lekarza? Czy powinniśmy kierować się opiniami rodziny i znajomych, czy może szukać go w Internecie? II badanie konsumenckie „Polak u lekarza” zestawia ciekawe i przydatne informacje na temat przyzwyczajeń pacjentów zapisujących się do specjalistów.
 

Elektroniczna dokumentacja medyczna wykorzystywana już przez połowę gabinetów medycznych – zobacz wyniki najnowszych badań.

Badanie „Polak u lekarza” przeprowadzone w grudniu 2018 na grupie 1000 pacjentów udających się do specjalisty przynajmniej raz w roku, potwierdza że podstawowym źródłem wiedzy o zdrowiu dla wielu pacjentów (87,7%) pozostaje Internet. W dalszej kolejności, wiedzę czerpiemy od lekarza rodzinnego lub też specjalisty. Co ważne, internetowe porady na temat zdrowia najbardziej przekonują przedstawicieli młodej grupy badanych (18-29 lat), podczas gdy starsi respondenci polegają bardziej na autorytetach z dziedziny medycyny. Być może więc potrzebujemy większej liczby lekarzy występujących w roli internetowych ekspertów, by popularyzować wiedzę medyczną w sieci.

Internet jest ważnym narzędziem także gdy chcemy zapisać się do lekarza. Wprawdzie, większość badanych do lekarza rejestruje się osobiście (ogółem 78,8%), nie zawsze jednak mamy taką możliwość – np. w przypadku gdy szukamy specjalisty w innym mieście. 11% respondentów zarejestrowało się telefonicznie, a internetowo – jedynie 9,8%. Jednak aż 60,9% badanych zapytanych o preferowany sposób zapisu, wskazuje rejestrację online. Potrzeby sporej części tej grupy pozostają więc niezaspokojone; prowadząc gabinet warto dać się znaleźć w sieci i umożliwić pacjentowi samodzielne wybranie wygodnej dla niego daty wizyty. Rejestrację telefoniczną wybrałoby 32% respondentów, a osobistą w przychodni – zaledwie 6,8%.

Aż 70% ankietowanych za istotne uważa SMS-owe przypomnienia o wizytach lekarskich. Pozwalają one nie tylko lepiej zorganizować dzień, lecz także odwołać wizytę z wyprzedzeniem w przypadku zmiany planów. Wśród innych technologicznych udogodnień badani wymieniali również e-zwolnienia, e-skierowania i e-recepty. W coraz większej liczbie dużych zakładów pracy w rozwiniętych miastach nie honoruje się już papierowych zwolnień L-4, wprowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej nie jest więc jedynie ułatwieniem skierowanym do lekarzy.

Coraz więcej młodych pacjentów zauważa także korelację między jakością badania czy konsultacji, a prowadzeniem elektronicznej dokumentacji medycznej. Opinię stwierdzającą, że „lekarz długo przeglądał, uzupełniał dokumentację, wypisując recepty lub druki i zupełnie pominął badanie” najczęściej wskazywali respondenci w wieku 60 lat i więcej (11,8%), najrzadziej zaś badani z grupy wiekowej 18-29 lat (3,5%). Stwierdzenie, że „lekarz większość czasu poświęcił na dokumentację, przeprowadził jednak krótkie badanie” najczęściej wskazywane było przez respondentów wieku 18-29 lat (26,2%).